呼叫中心员工述职的作用

呼叫中心员工述职的作用

人员密集性高、流动性大是呼叫中心的两个显著特点。首先,呼叫中心的人员密集不同于车间作业工人的密集,人员众多并不意味人员特点的趋同,不同性格特点、不同技能特长、不同服务技巧的员工是呼叫中心针对不同客户提供高质量服务的关键,因此呼叫中心应将员工的持续成长放在重要位置。其次,人员流动性大是每个呼叫中心都要面临的问题,特别是在超大型呼叫中心,在员工有限的平均在职时间里,管理者如何快速辨识员工特点,有针对性地提供差异化的员工指导,成为员工成长的关键。本文以某超大型呼叫中心的一个400人规模的客服部为例,论述员工述职活动对员工管理的作用。

一、为什么开展员工述职活动

作为管理者,除了KPI指标水平以外,各项管理制度落实情况、主管及班组长工作状态、一线员工对部门发展的意见建议都是关注的重点,管理者只有知晓“员工什么样”、“员工想什么”和“员工怎么做”,才能准确判断现行的管理思路是否正确、员工执行是否到位,并为未来管理重点调整及企业文化建设明确方向。以400人规模的客服部为例,知晓全员姓名都绝非易事,何谈深入了解,因此该客服部从一线主管、班长、专责入手,借助述职活动构建交流平台,打通管理者和一线员工之间的沟通壁垒,并将述职活动作为员工成长的一部分持续开展。

二、员工述职述什么

员工述职活动共分四个环节(如图1),分别是述职报告、天生我才、有问必答和畅所欲言,每个环节有侧重点地考量员工某一方面的素质,通过四个环节对员工综合能力进行全面评价。

呼叫中心员工述职的作用

图1 员工述职活动四个环节

(一)述职报告

该环节中每名述职者需提交一份述职报告,报告内容涵盖四个部分:一是该年度主要工作内容与业绩;二是工作中采用的特色手段和方法;三是部门或班组管理中存在的问题与建议;四是个人未来的工作计划或发展方向。

管理者通过述职报告可以对述职者进行概括性了解,对人员特点、关注问题、发展意愿进行事前描摹,并在后续环节中进行重点挖掘;同时述职报告可以体现员工的文字功底和概括总结能力,这也是一线运管人员的必备素质。

(二)天生我才

该环节中每名述职者以PPT方式进行个人展示,展示内容包含但不仅限于工作思路与方法、部门管理建议、个人工作技巧分享,力求突出工作亮点,体现工作优势。天生我才环节是述职者个人特色集中表现、工作思路集中阐述、技能优势集中表现的环节,通过文字、图片、语言表达等方式,管理者可以对述职者有更深入的了解。

如果将述职报告比作一份个人简历,那天生我才则像面试环节中的自我介绍,通过述职者的自我陈述,管理者对述职者已经有了基本认识,并能初步判别述职者的性格及工作特点,为后续环节的深入性问答、未来培养侧重点的确定以及岗位适应性的调整提供依据。

(三)有问必答

该环节中每名述职者须回答问答题3道,分别从综合管理题库、现场管理题库和业务管理题库中各抽取一题。综合管理题库涵盖考勤管理、绩效管理、积分管理、后勤管理四个方面;现场管理题库涵盖KPI指标管理、应急管理、系统异常处理、员工情绪疏导四个方面;业务管理涵盖工单审核模拟、质检标准判定两个方面。

有问必答如同面试中的技能考评环节,题库内容都是一线主管、班长及专责的必备技能。一线运营管理工作是琐碎的,标准化的管理制度和规范往往被忽视,采用传统的考试方法又存在机械性和考后遗忘性的弊端,但通过有问必答环节,述职者会将题库中的题目与自己的述职内容相结合,激发他们对工作更多的思考,例如很多述职者都有这样的反馈:

述职者A班长:“学习了绩效管理题库,我发现薪酬原来由这么多因素构成,以后组员向我询问工资低的原因时我可不能再简单地说一句扣保险就敷衍了事了。”

述职者B班长:“每次大话务来临,主管一声令下,我和组员们就赶紧应急待命。学习了应急管理题库,原来每一次应急的启动都是有标准有依据的,以后我也可以根据话务数据判断是否启动应急并提早准备了,这样的应急不盲目,更有条理。”

让基层运管人员提升知识技能水平是有问必答环节的目的,一线管理不再是“你好我好,凡事都听领导”的刻板模式,标准与流程被所有运管人员掌握并运用,现场运营就会向高效率持续发展。

(四)畅所欲言