呼叫中心的呼叫员工要管理好自己的情绪状态

呼叫中心的呼叫员工要管理好自己的情绪状态

优秀的管理者应该知道何时运作这种情绪管理。当一个代表显示出超常的销售或服务表现时,他应该得到多种形式的表扬与鼓励;他可以当面对对这位代表说:“干得真棒,你完全应该为自己的新成绩而庆祝!”他可以转而走到整个小组前面告诉每个人某某的新记录,他可以在班会上宣布明天中午请某某吃饭庆祝,这位座席代表当然领会到这种赞赏感激之情,他所在的小组也会为之而振奋,因为他们看到主管愿意花时间来关注每个人,祝贺表扬卓越者。每个人都会确信如果自己做得好,同样会得到关注与荣誉。

呼叫只能关心是一个人气汇聚的地方。每天有成百上千甚至上万的呼入呼出都是在和不同的对方打交道,沟通的结果立即就反映出来,随之而来的量化指标也能一目了然,座席代表的表现好坏常常取决于他们如何让情绪使自己的工作受益。而管理者也是用情绪管理来使属下保持良好的状态与高效的产出。一个似乎不相关但确切的比喻是赛场。中国队在一场世界杯预赛中得胜与否往往不是事先的理性计划能预想出来的,整个赛场气愤的为我所用,对一个的球或失球的情绪控制得当,取得阶段性胜利后的一鼓作气或在危境中的反百为胜,无不是一种高昂情绪的最好发挥的结果。

要适当地调动员工的情绪,主管自己的个性也是重要一环。即使是一个十分勤恳、聪明的主管,但如果自己缺少激情,不擅幽默,无法拍拍张三肩膀叫好,对李四伸出大拇指称赞,在王五、陈六面前由衷地赞扬赵七,这位主管也不能创出这种人心激励的气氛,这个团队就会寂静一片,想象一下,一个足球队员临门一脚进球后见不到整个球队的欢腾跳跃与击掌相庆,这个球队......

呼叫中心的设计者会问:一方面为了保证与客户的通话质量,整个设计上要求最佳的隔音效果;另一方面,若如上所述,则又要让大家能互相激励、互相感染,这不是自相矛盾吗?所以我常对来参观我们呼叫中心的人介绍说,座席的空间、隔板的高度、隔板上玻璃的面积、上面毛玻璃的面积、上面毛玻璃条纹的宽度、主管座席的垫高多少等,都包含许多讲究,我当初设计时诸多因素一并考虑,既要减少噪音,又要能允许最大限度的走动空间与视野。我曾经访问过美国内华达州的一个高级呼叫中心,其中每个人的座席空间非常之大,以至附近的人非得走很多步,无法沟通。

话又回到呼叫中心的特殊性上来,这种对情绪的极力在其他部门是见不到的,或者因为它不需要,或者因为其实现不了,你不需对财务部门的人每做对一笔帐而大张旗鼓的表扬,你也不需对人事部门每办完一个新员工的入职手续而击掌相庆。在其他销售部门,即使你想多激励可惜实地销售代表各居一方,很少有机会同堂共度(在一些公司甚至实行“移动办公”,让每三、四个人共用一个办公桌)。但在呼叫中心就完全不一样了。甚至有专家认为,判断一个呼叫中心的优劣,有没有前途只要在进入后用耳朵听到现场就知道。在一些热气腾腾的销售型呼叫现场,你可以听到击掌声、摇铃声以至音乐声骤起......

情绪可以是正面的,也可以是负面的。作息代表每天接听电话、打出那么多电话,其激发负面情绪的机会自然也就多了呼叫中心测量客户满意度的方法。难缠的客户、难销的产品以至根本是骚扰电话(后者在国内又出奇的多)都会让人心灰意冷。

这时候主管应该如何掌握呢?

高昂的、正面的情绪可以影响周围,低迷的、负面的情绪也是一样。所以,应该让下属知道控制自己的负面情绪到一定分寸,比如可以一声叹息但不应该摔下耳麦开骂,不能控制时立即走的袄无人处去发作(有些呼叫中心设立专门的发泄室,是不是有必要也不见得)。而主管需要批评人时也应“一对一”进行,这就是为什么呼叫中心通常需要设有谈话小房间的必要。

当一个小组或团队连续多次达不到目标,或经常被组织变化所困扰时,负面情绪自然而生。尽管如此,主管的精神面貌决定了整个队伍的士气。如果一起怨天尤人,整个团队的负面情绪常会导致积重难返。所有主管的心理承受力应是最强的。他常常需要下属更会正面的看问题,更能主动地带领大家走出困境。

武汉呼叫中心外包公司

我们在挑选座席代表(也可能是未来的主管)时进行一系列的测试观察,其中不少文问题就是围绕着毅力、心理承受能力设计的。我们会了解到申请者眼中的最大成就、最大困难、最大冒险,并观察其受到突然指责后的反应,等等,以便挑选能正确处理情绪的人选。