呼叫中心的排班工作应该怎样安排

呼叫中心的排班工作应该怎样安排

呼叫中心人员排班中最常用的方法是使用基于著名的Erlang方程式(Erlang C和Erlang B)的计算公式。呼叫中心利用这个公式来计算满足服务水平目标所需要的人员数量以及中继线数量。当给出设定的员工人数以及确定的来电数量时,这些公式可以计算出来电延误接听的可能性。

基于Erlang C的各种各样的排班软件可以计算出多个不同服务水平状态下所需要的不同的员工人数,排班管理人员只需要挑选一个最接近于或者等同于所设定的服务水平指标的一组数值,就可以确定在一定量的来话次数情况下,要满足设定的服务水平指标所需要的人员数量。这些软件产品的计算可以精确到每一个工作日的每小时、每半小时甚至每15分钟。

因此,在使用计算公式时,用户输入来话量、平均通话时长、话后处理时长以及设定要达到的服务水平指标(例如,80%的电话20秒内接起)。软件运算Erlang方程式,然后给出全天不同时段的最有排班人数。软件还可以用来确定任何一个时段在排定不同的人员水平时的队列情况及员工负荷情况。

虽然Erlang公式计算法多年来在帮助呼叫中心管理者决定排班人员水平时做了非常好的支撑工作,但是它也存在本身的缺陷。它的计算公式没有考虑进呼入型呼叫中心在使用ACD系统时所表现出来的全部来话特征,并且计算结果倾向于某种程度上的人员剩余。基于Erlang C的计算公式最常见的缺陷是它假设当来话者遇到坐席忙需要等待时会一直等下去,永不放弃。对于一些中继线容量有限而来电者耐心不高的呼叫中心来讲,这种计算方法就不会很准确。同样,队列中放弃、重播、忙音、ACD路由分配等因素,基于Erlang C的计算公式也没有完全考虑到。总体来讲,呼叫中心的业务量预测准确度越高、服务水平越高、放弃量越少,Erlang C的计算就倾向于越准确;反之,如果呼叫中心的服务水平波动很大,放弃率很高,它的计算精确度也就随之下降。

如果呼叫中心管理层发现Erlang C 已经不能使他们保持稳定的服务水平目标,或者经常过高地估计人员需求,也许应该考虑舍弃Erlang C,而采用另外一种更接近于实际运行环境的方法:计算机模拟。

计算机模拟法

什么是计算机模拟呢?很多人都对天气预报很熟悉吧,其实预报出来的天气状况就是通过计算机模拟出来的。计算机程序模拟呼叫中心的随机来话量、队列情况、路由策略、人员排班、甚至突发事件等情况,然后给出某种设定情况或者最佳情况下的参考值,以及对某项参数的改变所带来的关联变化。在过去的几年中,计算机模拟程序已经开始成为越来越受欢迎的呼叫中心人员排班和绩效预测工具。尤其是在大型、多坐席组别、复杂路由策略的呼叫中心里。

计算机模拟程序会把呼叫中心一天的来电过程浓缩到一个很短的时间段,结合实际坐席/中继线组合、来话量等参数,通过在计算机存储器中建立一个虚拟呼叫中心来模拟随机呼入的来话、坐席的应答、队列、溢出、忙音、放弃等情况。通过这样的模拟计算后,呼叫中心就可以比较准确地预测出服务水平情况、坐席组别繁忙情况、员工繁忙情况以及排队情况等数据信息。此外,计算机模拟程序还能够使呼叫中心的随机来电和通话时间长短符合现实世界中的Poisson和指数分布频率状态,从而使模拟环境更加接近于真实环境。

当模拟运算结束后,你将会看到有多少电话被接听、多少放弃、多少听到忙音、多少进入过队列、多少溢出,以及排队时长、平均应答速度和实际可能的服务水平。

简单来讲,Erlang公式法与计算机模拟法的区别就是:Erlang公式法需要你输入来话量和你希望达到的服务水平,然后公式会为你计算出你需要多少人和多少条中继线;而计算机模拟则需要你输入你想要投入的人员数量和中继线数量以及所预计的来话量,而程序会给出实际的服务水平情况。

但是,计算机模拟的一个缺陷就是它往往在决定最佳的员工排班水平的时候需要较长的时间。Erlang公式法的输出结果是一个优化的员工水平结果:你只需要计算一次。但是,如果使用计算机模拟的话,模拟程序不得不反复测试不同的员工投入水平对服务水平以及其它相关指标的影响,比如,队列情况可不可以接受、员工繁忙程度如何等等。但是,这也保证了最终模拟运算出来的结果会更加准确和接近于实际情况。而且所输出的相关数据信息也比Erlang公式要丰富。